Muss ich meine Telefonanlage kündigen?

Nein. Die KI wird über eine Rufumleitung eingebunden. Nebenstellen, Endgeräte und interne Verteilung bleiben unverändert.

Behalte ich meine Rufnummer?

Ja. Die bestehende Kanzleinummer bleibt die Nummer, die Mandanten kennen und wählen. Die Weiterleitung passiert im Hintergrund.

Funktioniert das auch mit ISDN oder einer alten Anlage?

Entscheidend ist nur, ob die Anlage eine Rufumleitung auf eine externe Nummer erlaubt. Das können praktisch alle Systeme, auch ältere. Reine ISDN-Anschlüsse sind in Deutschland ohnehin weitgehend auf IP umgestellt.

Wie schnell nimmt die KI ab?

Auf Wunsch beim ersten Klingeln oder erst nach einer definierten Anzahl Klingeltöne, wenn niemand im Büro abnimmt. Beides ist im Dashboard einstellbar.

KI-Telefonanlage

Eine KI-Telefonanlage ist eine moderne Cloud-Telefonielösung, in der ein KI-Telefonassistent die Anrufannahme übernimmt. Sie ersetzt nicht zwingend die bestehende Telefonanlage, sondern wird häufig als Software-Schicht über die vorhandene Rufnummer geschaltet, ohne neue Hardware.

Eine KI-Telefonanlage ist eine Telefonielösung, bei der ein KI-Assistent die Anrufannahme übernimmt, statt nur zu vermitteln. In den meisten Kanzleien ersetzt sie die vorhandene Anlage nicht, sondern legt sich als Software-Schicht darüber. Die Rufnummer bleibt, die Endgeräte bleiben, nur die Frage "wer nimmt ab, wenn niemand abnimmt" wird anders beantwortet.

Klassische Anlage, IVR und KI-Anlage im Vergleich

Eine klassische Telefonanlage verteilt Anrufe. Sie kennt Nebenstellen, Warteschleifen, Rufgruppen und Weiterleitungsregeln. Verstehen tut sie nichts. Nimmt niemand ab, landet der Anruf auf der Mailbox oder im Nichts.

Ein IVR-Menü ergänzt eine Auswahl per Tastendruck. Das funktioniert bei klar sortierbaren Anliegen, in der Kanzlei aber selten: ein Anrufer mit einer Abmahnung im Briefkasten weiß nicht, ob er die 1 oder die 3 drücken soll.

Eine KI-Telefonanlage nimmt stattdessen das Gespräch auf und versteht den Inhalt. Sie entscheidet situativ: sofort durchstellen, Rückrufwunsch aufnehmen oder eine strukturierte Fallnotiz erstellen. Die Entscheidung folgt Regeln, die die Kanzlei vorgibt, nicht einem starren Menübaum.

Wie die Einrichtung praktisch abläuft

Technisch läuft das über VoIP und SIP-Trunking. Für die Kanzlei bedeutet das vor allem eines: es wird nichts ausgetauscht.

Bestehende Rufnummer behalten, eine Rufumleitung in der vorhandenen Anlage einrichten
Weiterleitungsbedingung wählen: sofort, bei besetzt, bei Nichtannahme nach X Sekunden oder nur außerhalb der Bürozeiten
Rechtsgebiete, Ansprechpartner und Notfallnummer im Dashboard hinterlegen
Testanruf machen, Formulierungen anpassen, live gehen

Bei LexDial ist das Onboarding in unter 15 Minuten erledigt. Ein IT-Dienstleister ist nicht nötig, neue Hardware ebenfalls nicht. Wer die Rufumleitung selbst einrichten möchte, findet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung im Beitrag Rufweiterleitung einrichten.

Typische Regeln, die Kanzleien hinterlegen

Die Stärke einer KI-Anlage liegt in den Übergaberegeln. Drei Muster tauchen immer wieder auf.

Erstens die Randzeiten-Regel: tagsüber nimmt das Sekretariat ab, ab 18 Uhr und am Wochenende übernimmt die KI vollständig. Zweitens die Überlauf-Regel: die KI springt nur ein, wenn nach fünf Klingeltönen niemand abgenommen hat. So geht kein Anruf verloren, ohne dass sich am Tagesablauf etwas ändert. Drittens die Notfall-Regel: unabhängig von Uhrzeit und Modus wird ein als dringend erkannter Anruf sofort an eine Mobilnummer durchgestellt.

Nicht Teil der Regeln ist die Terminvergabe. Die KI nimmt Rückrufwünsche auf, den Mandatstermin vergibt die Kanzlei.

Kosten und Vertragsbindung

Klassische Cloud-Telefonanlagen werden pro Nebenstelle abgerechnet, häufig 5 bis 15 Euro je Nutzer und Monat, dazu Gesprächsgebühren. Sie lösen die Erreichbarkeitslücke nicht, sie verteilen nur besser.

Eine KI-Telefonanlage wird nach Gesprächsminuten abgerechnet. Bei LexDial: Starter 69 Euro mit 100 Freiminuten, Growth 179 Euro mit 350 Freiminuten, Premium 329 Euro ohne Minutenlimit. Zusätzliche Minuten kosten in Starter und Growth 0,80 Euro. Keine Setup-Gebühr, monatlich kündbar.

Beide Systeme schließen sich nicht aus. Viele Kanzleien behalten ihre Telefonanlage für die interne Verteilung und schalten die KI nur für die Anrufannahme davor oder dahinter.

Betrieb im Alltag: Parallelität, Sprachen, Rückfallebene

Drei Fragen tauchen im laufenden Betrieb regelmäßig auf. Erstens die Parallelität: eine KI-Anlage nimmt beliebig viele Gespräche gleichzeitig an, es gibt weder Warteschleife noch Besetztzeichen. Zweitens die Sprache: Deutsch ist die primäre Sprache, weitere lassen sich pro Kanzlei freischalten oder gezielt einschränken. Drittens die Rückfallebene: fällt die Verbindung zum Assistenten aus, greift die in der Telefonanlage hinterlegte Weiterleitungskette weiter, etwa auf Mobilnummer oder Mailbox.

Dazu kommt die Auswertung. Jeder Anruf landet als Datensatz im Dashboard, mit Uhrzeit, Dauer, Rechtsgebiet und Ergebnis. Nach wenigen Wochen sieht die Kanzlei erstmals belastbar, wann tatsächlich angerufen wird und wie viele Gespräche vorher ins Leere liefen. Für die meisten Kanzleien ist das die überraschendste Erkenntnis der Umstellung.

Kurz beantwortet

Muss ich meine Telefonanlage kündigen?: Nein. Die KI wird über eine Rufumleitung eingebunden. Nebenstellen, Endgeräte und interne Verteilung bleiben unverändert.
Behalte ich meine Rufnummer?: Ja. Die bestehende Kanzleinummer bleibt die Nummer, die Mandanten kennen und wählen. Die Weiterleitung passiert im Hintergrund.
Funktioniert das auch mit ISDN oder einer alten Anlage?: Entscheidend ist nur, ob die Anlage eine Rufumleitung auf eine externe Nummer erlaubt. Das können praktisch alle Systeme, auch ältere. Reine ISDN-Anschlüsse sind in Deutschland ohnehin weitgehend auf IP umgestellt.
Wie schnell nimmt die KI ab?: Auf Wunsch beim ersten Klingeln oder erst nach einer definierten Anzahl Klingeltöne, wenn niemand im Büro abnimmt. Beides ist im Dashboard einstellbar.

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