LexDialAnwaltssekretariat
Was ist ein Anwaltssekretariat, und was kostet es?
Ein Anwaltssekretariat ist die Stelle in einer Kanzlei, die Anrufe annimmt, Termine koordiniert, Akten anlegt, Fristen notiert, Post und beA bearbeitet und die Abrechnung vorbereitet. Eine Rechtsanwaltsfachangestellte verdient laut WSI-Lohnspiegel in Vollzeit 2.620 bis 3.060 Euro brutto im Monat, eine Halbtagskraft mit 20 Wochenstunden anteilig rund 1.380 bis 1.610 Euro; dazu kommen Arbeitgeberanteil und Nebenkosten.
Inhalt
Das Anwaltssekretariat ist die operative Mitte einer Kanzlei. Es nimmt Anrufe an, koordiniert Termine, führt Akten, notiert Fristen, bearbeitet Post und beA und bereitet die Abrechnung vor. Für Mandanten ist es oft die erste Ansprechperson. In Einzelkanzleien ist das häufig eine Halbtagskraft, in größeren Einheiten ein Team.
Die Aufgaben im Überblick
Wer über Entlastung nachdenkt, trennt die Aufgaben zuerst. Sie verhalten sich sehr unterschiedlich.
- Telefonannahme und Erstkontakt mit potenziellen Mandanten
- Terminkoordination und Kalenderpflege
- Aktenanlage und Aktenführung in der Kanzleisoftware
- Fristenkalender und Wiedervorlagen
- Posteingang, beA-Bearbeitung, Ausgangspost
- Schriftsatzvorbereitung, Diktate, Formatierung
- Abrechnung, Rechnungsstellung, Mahnwesen
Die Telefonannahme fällt aus dieser Liste heraus. Sie ist die einzige Aufgabe, die nicht planbar ist, jederzeit unterbricht und trotzdem sofort erledigt werden muss. Alles andere lässt sich stapeln.
Was ein Anwaltssekretariat kostet
Das Bruttogehalt ist nur ein Teil der Rechnung. Hinzu kommen Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Urlaubs- und Krankheitstage, Arbeitsplatz, Hardware, Softwarelizenzen und Einarbeitung.
| Modell | Kosten im Monat | Umfang |
|---|---|---|
| Halbtagskraft im Sekretariat | rund 1.380 bis 1.610 Euro brutto | 20 Wochenstunden, dazu Arbeitgeberanteil und Nebenkosten |
| Vollzeitkraft im Sekretariat | 2.620 bis 3.060 Euro brutto | dazu Arbeitgeberanteil und Nebenkosten |
| Externer Telefonservice | 0 bis rund 190 Euro Grundgebühr, je Anruf 0,59 bis 1,70 Euro, je Minute bis 1,39 Euro | nur Anrufannahme |
| LexDial | 69 bis 329 Euro, netto | nur Anrufannahme, rund um die Uhr |
Sekretariat: Bruttomonatslohn einer Rechtsanwaltsfachangestellten laut WSI-Lohnspiegel, abgerufen 09/2026, Halbtags anteilig gerechnet. Telefonservice laut Preisseiten von ebuero, anwaltssekretariat.de, starbuero und phonea, Stand 09/2026, netto. Verbindlich ist das Angebot des jeweiligen Anbieters.
Die Kosten eines Sekretariats sind weitgehend fix. Sie sinken nicht, wenn wenig los ist, und sie decken nicht mehr ab, wenn viel los ist. Das Anrufaufkommen schwankt, die Personalkapazität nicht.
Die drei Lücken, die jedes Sekretariat hat
Randzeiten. Ein Sekretariat arbeitet zu Bürozeiten. Anrufe kommen auch abends, am Wochenende und an Feiertagen.
Parallelität. Klingelt es zweimal gleichzeitig, geht ein Anruf verloren. Bei Gerichtsterminen, in der Mittagspause oder bei Krankheit fällt die Annahme ganz aus.
Unterbrechung. Jeder Anruf reißt aus einer laufenden Aufgabe. Bei Fristenarbeit ist das nicht nur unangenehm, sondern ein Fehlerrisiko.
Diese Lücken schließt man nicht unbedingt mit mehr Personal, sondern mit einer anderen Aufgabenteilung. Wer nur Anrufe abfangen will, braucht keine zweite Stelle.
Modelle zur Entlastung
Vier Modelle sind in Kanzleien verbreitet. Eine zweite Sekretariatskraft löst die Parallelität, aber nicht die Randzeiten, und verdoppelt die Fixkosten. Eine Rufbereitschaft im Team deckt Randzeiten ab, belastet aber die Privatzeit. Ein externer Telefonservice nimmt rund um die Uhr an, rechnet aber pro Anruf oder Minute ab und arbeitet meist ohne juristische Vertiefung.
Das vierte Modell ist ein KI-Telefonassistent für die Anrufannahme. Er ist rund um die Uhr verfügbar, nimmt mehrere Gespräche gleichzeitig an und übergibt strukturierte Fallnotizen. Er vergibt keine Termine, sondern nimmt Rückrufwünsche auf.
In der Praxis führt das meist zu Arbeitsteilung, nicht zu Ersatz: Tagsüber nimmt das Sekretariat ab, und die KI springt ein, wenn nach einigen Klingeltönen niemand reagiert. Abends und am Wochenende übernimmt die KI. Notfälle werden an eine hinterlegte Mobilnummer durchgestellt.
Was beim Sekretariat bleibt
Alles, was Kanzleiwissen erfordert, bleibt beim Menschen: Akten, Fristen, beA, Abrechnung und die persönliche Betreuung von Mandanten. Weg fällt vor allem die Unterbrechung durch Erstanrufe und Werbung. Das Sekretariat bearbeitet morgens eine sortierte Liste statt zwanzig unterbrochener Vorgänge.
Kurz beantwortet.
Was kostet eine Sekretariatskraft in der Kanzlei?
Eine Rechtsanwaltsfachangestellte verdient laut WSI-Lohnspiegel in Vollzeit 2.620 bis 3.060 Euro brutto im Monat, eine Halbtagskraft mit 20 Wochenstunden anteilig rund 1.380 bis 1.610 Euro; dazu kommen Arbeitgeberanteil und Nebenkosten. Verbindlich ist der konkrete Arbeitsvertrag.
Lohnt sich eine zweite Sekretariatskraft nur für das Telefon?
Selten. Eine zusätzliche Halbtagskraft kostet schon brutto rund 1.380 bis 1.610 Euro im Monat und deckt weiterhin nur Bürozeiten ab. Für die reine Anrufannahme gibt es günstigere Modelle.
Verlieren Mandanten den persönlichen Kontakt?
Nicht, wenn die Aufteilung stimmt. Üblich ist: Bestandsmandanten und persönliche Anliegen laufen über das Sekretariat, Erstanfragen und Randzeiten über den Telefonassistenten.
Was bleibt beim Sekretariat, wenn eine KI abnimmt?
Alles, was Kanzleiwissen erfordert: Akten, Fristen, beA, Abrechnung, Mandantenbetreuung. Weg fällt vor allem die Unterbrechung durch Erstanrufe und Werbung.
Verwandte Begriffe.
- Externes TelefonsekretariatEin externer Telefonservice (auch virtuelles Sekretariat oder Anrufannahme-Dienst) nimmt Anrufe im Namen einer Kanzlei entgegen, ohne selbst Teil der Kanzlei zu sein.
- SekretariatskostenEine Rechtsanwaltsfachangestellte verdient laut WSI-Lohnspiegel in Vollzeit 2.620 bis 3.060 Euro brutto im Monat, eine Halbtagskraft mit 20 Wochenstunden anteilig rund 1.380 bis 1.610 Euro; dazu kommen Arbeitgeberanteil und Nebenkosten.
- MandatsannahmeMandatsannahme ist die Entscheidung einer Kanzlei, ein Mandat zu übernehmen, und der Weg dorthin: Erstkontakt, Aufnahme des Anliegens, Kollisionsprüfung und Rückmeldung an den Anfragenden.