Anwaltssekretariat

Wer über Sekretariatsentlastung nachdenkt, sollte die Aufgaben zuerst trennen. Sie verhalten sich sehr unterschiedlich.

• Telefonannahme und Erstkontakt mit potenziellen Mandanten
• Terminkoordination, Kalenderpflege, Raumplanung
• Aktenanlage und Aktenführung in der Kanzleisoftware
• Fristenkalender und Wiedervorlagen
• Posteingang, beA-Bearbeitung, Ausgangspost
• Schriftsatzvorbereitung, Diktate, Formatierung
• Abrechnung nach RVG, Rechnungsstellung, Mahnwesen

Die Telefonannahme fällt aus dieser Liste heraus. Sie ist die einzige Aufgabe, die nicht planbar ist, jederzeit unterbricht und trotzdem sofort bearbeitet werden muss. Alles andere lässt sich stapeln.

Das Bruttogehalt ist nur ein Teil der Rechnung. Realistisch einzukalkulieren sind Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Urlaubs- und Krankheitstage, Arbeitsplatz, Hardware, Softwarelizenzen und Einarbeitungszeit.

Daraus ergibt sich als Erfahrungswert: eine Halbtagskraft mit 20 Wochenstunden kostet 1.600 bis 2.400 Euro im Monat, eine Vollzeitkraft 4.000 bis 5.400 Euro.

Diese Kosten sind weitgehend fix. Sie steigen nicht, wenn wenig los ist, und sie decken auch nicht mehr ab, wenn viel los ist. Genau darin liegt die strukturelle Schwäche: das Anrufaufkommen schwankt, die Personalkapazität nicht.

Randzeiten. Ein Sekretariat arbeitet zu Bürozeiten. Anrufe kommen aber auch abends, am Wochenende und an Feiertagen. Ein spürbarer Anteil der Erstanfragen fällt genau in diese Fenster.

Parallelität. Klingelt es zweimal gleichzeitig, geht ein Anruf verloren. Bei Gerichtsterminen, Mittagspause oder Krankheit fällt die Annahme ganz aus.

Unterbrechung. Jeder eingehende Anruf reißt aus einer laufenden Aufgabe. Bei Fristenarbeit ist das nicht nur unangenehm, sondern ein Fehlerrisiko.

Diese Lücken schließt man nicht durch mehr Personal, sondern durch eine andere Aufgabenteilung. Wer nur Anrufe abfangen will, braucht keine zweite Vollzeitstelle.

Vier Modelle sind in deutschen Kanzleien verbreitet. Eine zweite Sekretariatskraft löst die Parallelität, aber nicht die Randzeiten, und verdoppelt die Fixkosten. Eine Rufbereitschaft im Team deckt die Randzeiten ab, belastet aber die Privatzeit der Mitarbeitenden. Ein externer Telefonservice übernimmt Anrufe rund um die Uhr, rechnet aber pro Anruf oder Minute ab und arbeitet ohne juristische Vertiefung.

Das vierte Modell ist ein KI-Telefonassistent für die Anrufannahme. Er kostet bei LexDial zwischen 69 und 329 Euro im Monat, ist rund um die Uhr verfügbar, nimmt beliebig viele Gespräche parallel an und übergibt strukturierte Fallnotizen. Er vergibt keine Mandatstermine, sondern nimmt Rückrufwünsche auf.

In der Praxis führt das selten zu Ersatz und meistens zu Arbeitsteilung: die KI nimmt ab, das Sekretariat arbeitet ohne Dauerunterbrechung weiter.

Wer entlasten will, sortiert zuerst nach Unterbrechbarkeit. Aufgaben, die sich stapeln lassen, bleiben beim Sekretariat: Akten, Fristen, Post, Abrechnung. Aufgaben, die sofort passieren müssen, wandern nach vorne.

Bewährt hat sich eine einfache Staffel. Tagsüber nimmt das Sekretariat ab, die KI springt nur ein, wenn nach einigen Klingeltönen niemand reagiert. Abends und am Wochenende übernimmt die KI vollständig. Notfälle werden unabhängig davon sofort an eine hinterlegte Mobilnummer durchgestellt.

Das Ergebnis ist keine neue Rollenverteilung im Team, sondern eine ruhigere. Das Sekretariat bearbeitet morgens eine sortierte Liste statt zwanzig unterbrochener Vorgänge, und kein Erstanrufer landet mehr im Leeren.