Was kostet eine Sekretariatskraft in der Kanzlei wirklich?

Mit allen Nebenkosten 1.600 bis 2.400 Euro im Monat für eine Halbtagskraft und 4.000 bis 5.400 Euro für eine Vollzeitkraft. Das Bruttogehalt allein unterschätzt die Belastung um etwa ein Drittel.

Wie viel Zeit geht für Telefonie drauf?

Je nach Anrufaufkommen 20 bis 35 Prozent der Sekretariatszeit, inklusive Notieren, Weiterleiten und Rückrufen.

Rechnet sich eine KI-Lösung auch für Einzelkanzleien?

Dort besonders, weil die Alternative meist gar keine Anrufannahme ist. Der Einstieg liegt bei 69 Euro im Monat, ohne Setup-Gebühr und monatlich kündbar.

Muss ich Personal abbauen, damit sich das rechnet?

Nein. In den meisten Kanzleien rechnet sich die Lösung allein über zusätzlich gewonnene Mandate aus den Randzeiten, ohne dass sich am Team etwas ändert.

Sekretariatskosten in der Kanzlei

Eine Vollzeit-Sekretariatskraft kostet inklusive Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Urlaub, Krankheit und Arbeitsplatz typischerweise 4.000 bis 5.400 Euro monatlich. Eine Halbtagskraft mit 20 Wochenstunden liegt bei 1.600 bis 2.400 Euro. Die Kosten sind weitgehend unabhängig vom Anrufvolumen.

Sekretariatskosten sind der größte laufende Personalposten der meisten Kanzleien und werden regelmäßig zu niedrig angesetzt. Wer nur das Bruttogehalt rechnet, unterschätzt die tatsächliche Belastung um etwa ein Drittel. Wer die Kosten mit einer Softwarelösung vergleichen will, muss außerdem trennen, welcher Teil der Stelle überhaupt vergleichbar ist.

Die vollständige Kostenrechnung

Zum Bruttogehalt kommen Posten, die selten in der ersten Kalkulation auftauchen.

Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, rund 20 bis 21 Prozent
Urlaubsanspruch, typischerweise 25 bis 30 Arbeitstage
Krankheitstage, im Schnitt zweistellig pro Jahr
Arbeitsplatz: Raumanteil, Möbel, Hardware, Telefon
Softwarelizenzen für Kanzleisoftware und beA-Zugang
Einarbeitung, Fortbildung, Fluktuationskosten bei Wechsel

Als belastbare Erfahrungswerte für deutsche Kanzleien ergeben sich daraus: Halbtagskraft mit 20 Wochenstunden 1.600 bis 2.400 Euro monatlich, Vollzeitkraft 4.000 bis 5.400 Euro monatlich.

Diese Kosten sind fix. Sie sinken nicht in ruhigen Wochen und steigen nicht in intensiven, sie sind nur schneller ausgelastet.

Was davon auf die Telefonannahme entfällt

Der Vergleich mit einer KI-Lösung wird oft schief geführt, weil Vollkosten einer Stelle gegen den Preis einer Teilfunktion gestellt werden. Ehrlicher ist eine Aufteilung.

In einer Kanzlei mit 20 bis 40 Anrufen am Tag entfallen erfahrungsgemäß 20 bis 35 Prozent der Sekretariatszeit auf Telefonie: annehmen, notieren, weiterleiten, zurückrufen, Werbung abwimmeln. Bei einer Vollzeitstelle sind das rechnerisch 800 bis 1.900 Euro im Monat.

Dazu kommt ein Posten, der in keiner Tabelle steht: die Unterbrechungskosten. Jeder Anruf reißt aus einer laufenden Tätigkeit, und der Wiedereinstieg kostet Minuten. Bei Fristenarbeit ist das zusätzlich ein Fehlerrisiko.

Was die fixen Kosten nicht abdecken

Die Rechnung hat eine zweite Seite: für 1.600 bis 5.400 Euro im Monat bekommt die Kanzlei Bürozeiten, und auch die nicht lückenlos.

Nicht abgedeckt sind Abende, Wochenenden und Feiertage, Urlaub und Krankheit ohne Vertretung, Gerichtstermine und Mittagspausen, sowie parallel eingehende Anrufe. Ein spürbarer Teil der Erstanfragen fällt genau in diese Lücken, und Erstanrufer warten selten.

Wer diese Lücken personell schließen will, braucht eine zweite Stelle oder eine Rufbereitschaft. Beides verdoppelt die Kosten oder verlagert sie in die Privatzeit des Teams.

Der sinnvolle Vergleich

Die brauchbare Frage lautet nicht "Mensch oder Maschine", sondern "was kostet die Telefonannahme, und was kostet sie, wenn niemand abnimmt".

Ein KI-Telefonassistent kostet bei LexDial 69 bis 329 Euro im Monat: Starter mit 100 Freiminuten, Growth mit 350 Freiminuten, Premium ohne Minutenlimit. Damit sind die Randzeiten und die Parallelität abgedeckt, ohne zusätzliche Personalkosten.

Das übliche Ergebnis in der Praxis ist kein Stellenabbau, sondern eine Verschiebung: das Sekretariat verliert die Unterbrechungen und gewinnt Zeit für Akten, Fristen und Mandantenbetreuung. Bei Einzelkanzleien ohne Sekretariat ersetzt die Lösung dagegen tatsächlich die Anschaffung einer Stelle. Konkrete Rechenwege stehen im Kostenvergleich.

Wie Kanzleien ihre eigene Zahl ermitteln

Die eigene Zahl schlägt jeden Branchenwert. Sie lässt sich in zwei Wochen erheben, ganz ohne Software.

Schritt eins: alle eingehenden Anrufe mit Uhrzeit strichlisten, ausdrücklich auch die nicht angenommenen. Schritt zwei: bei zehn Gesprächen die Dauer mitstoppen und daraus einen Schnitt bilden. Schritt drei: Anrufe außerhalb der Bürozeiten getrennt zählen, denn das ist die Lücke, um die es geht.

Aus diesen drei Zahlen ergibt sich alles Weitere: die monatliche Minutenzahl für die Tarifwahl, der Zeitanteil des Sekretariats für die Kostenrechnung und die Zahl der verpassten Erstkontakte für die Ertragsseite. Wer diese Erhebung einmal gemacht hat, diskutiert danach nicht mehr über Faustregeln.

Kurz beantwortet

Was kostet eine Sekretariatskraft in der Kanzlei wirklich?: Mit allen Nebenkosten 1.600 bis 2.400 Euro im Monat für eine Halbtagskraft und 4.000 bis 5.400 Euro für eine Vollzeitkraft. Das Bruttogehalt allein unterschätzt die Belastung um etwa ein Drittel.
Wie viel Zeit geht für Telefonie drauf?: Je nach Anrufaufkommen 20 bis 35 Prozent der Sekretariatszeit, inklusive Notieren, Weiterleiten und Rückrufen.
Rechnet sich eine KI-Lösung auch für Einzelkanzleien?: Dort besonders, weil die Alternative meist gar keine Anrufannahme ist. Der Einstieg liegt bei 69 Euro im Monat, ohne Setup-Gebühr und monatlich kündbar.
Muss ich Personal abbauen, damit sich das rechnet?: Nein. In den meisten Kanzleien rechnet sich die Lösung allein über zusätzlich gewonnene Mandate aus den Randzeiten, ohne dass sich am Team etwas ändert.

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